Tietosuojaseloste
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 sekä henkilötietolain 523/1999 10§:n
ja 24§:n mukainen tietosuojaseloste ja seloste käsittelytoimista. Tämän asetuksen soveltaminen
alkaa 25.5.2018.
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Uusperheiden Liitto ry, Y-tunnus 1607277-0
Säästöpankinranta 4 G 60, 00530 Helsinki
Puh. 040-6893418 (toimisto)
toimisto@supli.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Laura Lehtonen, suunnittelija, StepApp-toiminta
Suomen Uusperheiden Liitto ry, Läntinen Pitkäkatu 33, 20100 Turku
Puh. 040-6890225
laura.lehtonen@supli.fi tai toimisto@supli.fi
3. Rekisterin nimi
Suomen Uusperheiden liitto ry:n Stepping-hankkeen (2018-2021) ylläpitämät rekisterit,
henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, tietosisältö, säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen
säännön mukaiset luovutukset.
Stepping-hankkeen laskutusrekisteri
Laskutusrekisteri muodostuu niistä nettilomakkeen tiedoista, jotka henkilö täyttää
ilmoittautuessaan nettilomakkeen kautta johonkin hankkeen järjestämään maksulliseen
tapahtumaan. Tätä rekisteriä ylläpidetään Ilmoittautumisjärjestelmä Ilmarissa, jota puolestaan
ylläpitää Tietoverkko FI Oy. Lasku muodostuu automaattisesti nettilomakkeen täyttämisen jälkeen.
Muita laskutusrekistereitä muodostuu Stepping-hankkeen taholta manuaalisesti tehdyistä
laskuista. Nämä tiedot säilytetään SharePointissa omassa kansiossaan. Lisäksi erillinen rekisteri
löytyy sähköisen Netvisor-maksujärjestelmän sisältä ja sitä ylläpitää Visma Solutions Oy.
Rekisterit sisältävät henkilön, yrityksen tai järjestön yhteyshenkilön nimen, laskutusosoitteen. Sekä
Ilmarissa myös sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Nämä tiedot kerätään suoraan
laskutettavilta itseltään nettilomakkeessa. Muissa tapauksissa, esimerkiksi ennakkomaksujen
palautuksiin liittyen, tiedustellaan tilin haltijan nimeä ja tilinumeroa joko puhelimitse tai
sähköpostilla suojatussa yhteydessä. Näitä rekisteritietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.
Uutiskirjerekisteri
Kolmannen osapuolen (MailChimp) ylläpitämään uutiskirjerekisteriin kerätään uutiskirjeen
tilaajien nimet ja sähköpostiosoitteet uutiskirjeen lähettämistä varten. Uutiskirjeen voi tilata kuka
tahansa Stepping-hankkeen toiminnasta kiinnostunut henkilö suoraan hankkeen nettisivuilta.
Tiedot uutiskirjeen lähettämiseksi tulevat tilaajilta itseltään.
Uutiskirjeen tilaajalta kysytään seuraavat tiedot pakollisina
• Sähköpostiosoite
• Etu- ja sukunimi
• onko uusperheellinen vai ammatillisesti kiinnostunut (vain yksi vaihtoehto)
• Karkea maantieteellinen sijainti (Etelä-Suomi, Keski-Suomi, Pohjois-Suomi, Itä-Suomi, LänsiSuomi)
Nämä tiedot säilyvät, kunnes uutiskirjeen tilaaja haluaa lopettaa uutiskirjeen tilaamisen ja/tai
haluaa erota liiton jäsenyydestä. Uutiskirjeen tilauksen voi peruttaa milloin tahansa kirjeen lopussa
olevasta unsubscribe from this list-linkistä tai ilmoittamalla asiasta suoraan Stepping-hankkeen
hankesuunnittelijalle. Tilaajien tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
StepApp-valmentajakoulutuksen rekisteri
Rekisteri muodostuu niistä nettilomakkeen tiedoista, jotka henkilö täyttää ilmoittautuessaan
nettilomakkeen kautta hankkeen järjestämään StepApp-valmentajakoulutukseen. Tätä rekisteriä
ylläpidetään Ilmoittautumisjärjestelmä Webropolissa, jota puolestaan ylläpitää Webropol Oy.
Ilmoittautumisrekisteri Webropoliin muodostuu ko. tilaisuuteen ilmoittautumislomakkeelle
henkilön antamat tiedot. Nimi, Organisaatio, ammattinimike/tehtävä organisaatiossa,
organisaation osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä tarvittaessa erityisruokavalio. Tietoja
käytetään tilaisuudesta viestintään ja tarjoiluja varten sekä Opintokeskus Siviksen tilitys- ja
osallistujatietotarpeisiin. Nämä tiedot kerätään suoraan koulutukseen osallistuvilta itseltään
nettilomakkeessa. Nämä tiedot siirretään Excel-taulukkoon, jota säilytetään SharePointissa omassa
kansiossaan hankkeen keston ajan (2018-2022.)
Stepping-tutkimuksen rekisteri
Tutkimuksen osallistujarekisteri muodostuu niistä nettilomakkeen (ATK:lla käsiteltävät tiedot) tai
kyselomakkeen tiedoista, jotka henkilö täyttää ilmoittautuessaan Stepping-tutkimukseen. Tätä
rekisteriä ylläpidetään Ilmoittautumisjärjestelmä Ilmarissa, jota puolestaan ylläpitää Tietoverkko FI
Oy sekä Webropolissa, jota ylläpitää Webropol Oy. Ilmoittautumisrekisteri Ilmariin muodostuu
tutkimukseen ilmoittautumislomakkeelle henkilön antamat tiedot: Nimi, organisaatio,
ammattinimike/tehtävä organisaatiossa, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä tarvittaessa
erityisruokavalio. Tietoja käytetään tutkimuksesta viestintään ja tarjoiluja varten. Nämä tiedot
kerätään suoraan tutkimukseen osallistuvilta itseltään tai heidän huoltajiltaan (alaikäiset lapset)
nettilomakkeessa. Nämä tiedot siirretään Excel-taulukkoon, jota säilytetään SharePointissa omassa
kansiossaan hankkeen keston ajan (2018-2022.)
Tutkimusrekisteri muodostuu niistä tiedoista, joita kerätään Stepping-tutkimuksen aikana. Osa
rekisterin tiedoista on manuaalisessa muodossa ja osa sähköisessä muodossa. Tutkimusrekisteri
muodostuu tutkimukseen tutkittavien suostumuksen yhteydessä antamista tiedoista
(manuaalinen aineisto): nimi ja syntymäaika (v.2019 tutkimus) ja nimi, sähköpostiosoite.
Tutkimukseen osallistuneista lapsista tallennetaan järjestelmiin vain syntymävuosi ja
puhelinnumero, johon tutkimuskyselyt lähetetään. Tutkimusrekisteri muodostuu myös
tutkittavien StepApp-mobiilisovellukseen täyttämistä tiedoista (ATK:lla käsiteltävät
tiedot/sovelluksen tietokanta): nimi, ikä, sukupuoli, organisaatio, ammattinimike/tehtävä
organisaatiossa, sähköpostiosoite, puhelinnumero. Lisäksi tutkimuksen aikana kerätään
tutkittavien perhetilanteeseen ja hyvinvointiin liittyvää tietoa sekä tietoa heidän mielipiteistään
StepApp-valmennuksesta (ATK:lla käsiteltävät tiedot/sovelluksen tietokanta ja manuaalinen
aineisto/haastattelumateriaali). Sovelluksen tietokantaan tallennettuja tietoja ja manuaalisesti
kerättyjä tietoja käytetään vain Stepping-tutkimuksessa, tutkittavien erillisellä suostumuksella.
Tutkimuksen aikana kerätty manuaalinen aineisto tallennetaan sähköiseen muotoon ja kerättyjä
tietoja käytetään tutkimusaineiston analysoinnissa ja tutkimustulosten raportoinnissa ja sitä
käsittelee ainoastaan Stepping-tutkimusryhmä. Stepping-vaikuttavuustutkimuskyselyihin (2020)
vastataan tai ne tallennetaan Webropol-kyselytyökaluun ilman henkilötietoja (nimi tai
yhteystiedot).
StepApp-valmennuksen rekisteri
Rekisteri muodostuu StepApp-valmennukseen osallistuvien henkilöiden tiedoista, joita he
täyttävät ilmoittautuessaan valmennukseen Webropol-järjestelmän kautta (nimi, puhelinnumero,
osoite, sähköpostiosoite, syntymävuosi, koulutus, perheen koko ja hyvinvointitiedot) sekä
rekisteröityessään StepApp-mobiilisovellukseen (ATK:lla käsiteltävät tiedot/sovelluksen
tietokanta): nimi, ikä, sukupuoli, organisaatio, ammattinimike/tehtävä organisaatiossa,
sähköpostiosoite, puhelinnumero. Lisäksi sovelluksen tietokantaan kerätään tietoa liittyen
henkilöiden perhetilanteeseen ja hyvinvointiin. Tietoja käytetään StepApp-valmentajien toimesta
StepApp-valmennusta varten, osana toiminnan kehittämistä sekä Stepping-tutkimuksessa.
Stepping-hankkeen muihin koulutuksiin ja/tai tilaisuuksiin osallistujarekisteri
Ilmoittautumisrekisteri Webropoliin muodostuu ko. tilaisuuteen ilmoittautumislomakkeelle
henkilön antamat tiedot. Nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä tarvittaessa
erityisruokavalio. Tietoja käytetään tilaisuudesta mahdolliseen laskutukseen, viestintään ja
tarjoiluja varten. Muutoin tiedot poistetaan tapahtuman jälkeen eikä henkilöstä jää muuta
merkintää.
Yhteistyökumppaneiden yhteystieto-, postitus- ja tiedotusrekisteri
Tästä rekisteristä löytyvät Stepping-hankkeen yhteistyökumppaneiden nimi, ammatti/rooli
hankkeessa (esim. vapaaehtoinen), organisaatio, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tätä
rekisteriä ylläpidetään ja päivitetään vuosittain. Rekisteriä käytetään hankkeessa viestintään,
yhteydenpitoon ja materiaalien lähetykseen pyydettäessä. Tässä rekisterissä on myös yksittäisiä
henkilöitä, jotka ovat olleet hankkeen aikana jollain tavalla olleet mukana toiminnassa, joko
vapaaehtoisena, kokemusasiantuntijana tai työharjoittelussa opiskelijana. Rekisterin tiedot
saadaan henkilöiltä itseltään tai yhteistyökumppaneiden nettisivuilta. Yhteystiedot poistetaan
pyydettäessä tai kun yhteistyötä ei ole erityisesti tehty tai kun hanke päättyy.
Kuvapankkirekisteri
Stepping-hanke käyttää kuvamateriaalinaan pääsääntöisesti verkon kuvapankeista löytyviä kuvia
(Pixabay, Shutterstock), joissa on julkaisulupa. Kuvapankkirekisterin kuvat on tarkoitettu hankkeen
ja tietyin rajoittein sen yhteistyökumppaneiden käyttöön.
Stepping-hankkeen omissa tilaisuuksissa otetut kuvat tai perheiltä itseltään saadut kuvat, joihin on
kuvan kohteelta saatu joko suullinen tai kirjallinen julkaisulupa, säilytetään SharePointissa omassa
kansiossaan alakansioineen järjestettynä. Kuvat ovat nimetyissä kansioissa. Muita tietoja kuviin ei
ole liitetty. Mikäli näitä, erityisesti vanhoja arkistoituja kuvia halutaan julkisesti käyttää, kysytään
kuvassa tunnistettavasti esiintyviltä henkilöiltä uudelleen lupaa käyttää kuvaa liiton tarkoituksiin.
Kuvia ei luovuteta ulkopuolisille henkilöille ilman erillistä suostumusta.
Mikäli henkilö haluaa omat kuvansa itselleen ja/tai poistettavan tulee hänen olla yhteydessä
Stepping-hankkeen työntekijöihin. Muutoin laadukas henkilökuvamateriaali tallennetaan Suomen
Uusperheiden liitto ry:n arkistomateriaaleihin.
4. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Rekisterien tietoja ei ole olemassa tallennettuna manuaalisena aineistona, lukuun ottamatta
StepApp-valmentajakoulutukseen liittyviä manuaalisia aineistoja, jotka on pitänyt kerätä
Opintokeskus Siviksen tilitys- ja osallistujatietotarpeisiin sekä Stepping-tutkimuksen
yhteydessä kerättyjä taustatietoja. Mikäli rekisterien tietoja tarvitaan tilapäisesti
manuaalisessa muodossa, tuhotaan aineisto käytön jälkeen välittömästi silppuamalla ja
poistamalla ne Suomen Uusperheiden Liitto ry:n muiden järjestöjen kanssa yhdessä
käyttämään, lukittuun, tietoturvaroskikseen. Stepping-tutkimuksen aikana kerättyjä
manuaalista aineistoa säilytetään lukituissa tiloissa ja ne hävitetään 5 vuotta tutkimuksen
päättymisen jälkeen silppuamalla ja poistamalla ne Suomen Uusperheiden Liitto ry:n muiden
järjestöjen kanssa yhdessä käyttämään, lukittuun, tietoturvaroskikseen.
B. ATK:lla käsiteltävät tiedot
Ilmoittautumisrekisteri on verkossa. Tietoliikenne ilmoittautumislomakkeilta, ylläpito ja
tapahtumien hallinta on SSL-suojattua. Palvelinten valvonnassa valvontajärjestelmä seuraa
kaikkien ylläpidettävien laitteiden ja palvelujen toimintaa. Valvontajärjestelmä on
automaattinen. Virheilmoitukset ja varmuuskopiointien onnistuminen tarkastetaan
päivittäin ja ne merkitään erilliseen tietokantaan, jossa ylläpidetään tiedot kaikista
ylläpidettävistä palveluista.
Palvelun laitetilat on varustettu UPS-sähköllä sekä erillisellä varavoimalajärjestelmällä, jolla
turvataan toiminta useita tunteja kestävien sähkökatkosten aikana. Laitetila on varustettu
kahdennetulla jäähdyttävällä ilmastoinnilla. Laitetila
vastaa K-luokan väestönsuojatilan vaatimuksia palo-, sirpale- ja sortumasuojaukseltaan.
Laitetilan fyysisestä kulunvalvonnasta ja vartioinnista huolehtii vartiointiliike, joka on myös
toimittanut automaattisen rikoshälytysjärjestelmän. Laitekaapeissa on automaattinen
palosammutusjärjestelmä. Laitetilaan on oikeutettu pääsemään vain ylläpitohenkilöstö.
Muu kulku on kokonaan estetty. Tietoliikenne on kahdennettu operaattoriyhteyksien ja
aktiivilaitteiden suhteen.
Suomen Uusperheiden Liitto ry:n Stepping-hankkeen tiloissa ilmoittautumisjärjestelmää
käyttää hankepäällikkö ja hankesuunnittelija. Järjestelmän käyttäminen edellyttää
käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmän käyttäjää sitoo vaitiolovelvollisuus.
StepApp-sovelluksen tietokantaan tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja
käyttö tapahtuu aina suojatun yhteyden yli (SSL). Sovelluksen tietoihin on pääsy ainoastaan
Stepping-hankkeen henkilöillä, joiden toimenkuvaan tietokannan operointi ja
huoltotoimenpiteet kuuluvat, sekä Stepping-hankkeessa mukana olevilla StepAppvalmentajilla, jotka käyttävät tietoja StepApp-valmennuksessa. Sovelluksen tietokannan
käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tietokannan käyttäjää sitoo
vaitiolovelvollisuus.
Mikäli tietosuojaloukkaus tai epäily tästä havaitaan, ilmoitetaan tästä heti rekisterin
yhteyshenkilölle, joka ilmoittaa asiasta eteenpäin Suomen Uusperheiden Liitto ry:n johdolle
ja tietosuojavastaavalle. Rekisterin yhteyshenkilö hoitaa myös tarvittaessa ilmoitukset
rekisteröidyille, jäsenyhdistykselle ja vastaavalle valvontaviranomaiselle.
5. Rekisteröityjen oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskevia oikeuksia, joita ovat:
a. Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisteröidyllä jäsenellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot ja saada
niistä pyydettäessä kopiot. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistusten ja
muutosten yhteydessä. Tällöin tulee ottaa yhteys Suomen Uusperheiden Liitto ry:n
toimistoon ja selvitettävä miten voi todentaa oman henkilöllisyytensä hyväksyttävästi,
jonka jälkeen on mahdollista saada omat tietonsa tarkistettavaksi.
b) Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevien virheellisten tietojensa
korjaamista. Korjaaminen voidaan tehdä jäsenen hyväksyttävän henkilöllisyyden
tunnistamisen jälkeen. Virheellisten tietojen korjaamiseen liittyvissä asioissa tulee ottaa
yhteys Suomen Uusperheiden liitto ry:n toimistoon.
b. Oikeus tulla unohdetuksi
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi ilman aiheetonta viivästystä
rekisteristä.
c. Muita henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia
• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja
tietyiltä osin tai rajoittaa omien tietojensa käsittelyä, ei kuitenkaan laskutukseen
liittyen.
• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee,
että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa
tietosuojalainsäädäntöä ja hänellä on oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen
käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.
6. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai
henkilökohtaisesti, riippuen yhteydenoton sisällöstä, kohdassa kaksi (2) nimetylle
yhteyshenkilölle.
Toimiston yhteystiedot: toimisto@supli.fi tai puh. 040-6893418.
7. Muutokset tietosuojaselosteessa
Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön, yhteystietojen,
yhteyshenkilöiden tai toimintojen muuttuessa.
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 9.1.2024